¿Hay que hacer CAE con las visitas externas?

En mi primer contacto con la legislación de prevención de riesgos laborales me sorprendió la dificultad práctica para cumplir con sus exigencias en los distintos casos en los que “en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas”, “existan o no relaciones jurídicas entre ellos”. Pregunté, como buen ingeniero, si existían aplicaciones informáticas para facilitar el cumplimento y alcanzar el objetivo final de la legislación de un modo eficiente. En aquel momento el formador no conocía ninguna. Dije entonces que me parecía poco menos que imposible cumplir con la ley. Seguro que te imaginas la mueca que obtuve por única respuesta.

Por suerte desde esa época hasta ahora hemos avanzado enormemente.

En este artículo trato un caso particular al respecto: lo que podemos denominar “visitas externas”.

CAE y visitas externas

Las empresas usualmente establecen la exigencia de realizar CAE en base a la existencia o no de un contrato con la empresa del empleado externo o el autónomo que accede a sus centros de trabajo. Sin entrar al detalle sobre la corrección conceptual de esta afirmación, tenemos la obligación de cumplir con la legislación de prevención y con sus objetivos en cualquier circunstancia, independientemente de la actividad que se realice o las relaciones jurídicas entre las partes.

También tenemos claro el deber de vigilancia de una empresa principal que subcontrata actividad propia.

En el caso de las visitas, cada empresa definirá las medidas preventivas a tomar. Hay empresas que como mínimo facilitan a las visitas externas el plan de emergencia del centro o establecen la obligación de que una visita esté en todo momento acompañada de un empleado. Todos hemos ido a visitar empresas donde no se nos ha facilitado ninguna información relativa a la prevención. Desde las que a una visita le hacen un examen sobre un vídeo que debe visualizar, hasta las que están en el otro extremo, nos encontramos con distintas situaciones.

Una clasificación CAE – no CAE

Con frecuencia me encuentro con empresas que hacen una clasificación en tres casos para la gestión de la prevención relacionada con la entrada de personas externas a sus centros de trabajo. El primer caso sería una visita (no hay un contrato y no se viene a prestar ningún servicio, por ejemplo un comercial), en el segundo la empresa es empresa titular (contrato de actividad no propia) y el tercero es empresa principal (contrato de actividad propia). La gestión del primer caso no se suele considerar CAE y sí claramente en los otros dos. Pero como vemos, en un sólo procedimiento se incluye la gestión de los tres casos.

Una solución informática se hace imprescindible

En dokify disponemos de un módulo de gestión de visitas en nuestra plataforma CAE. A priori podría dar la impresión de que una aplicación relativamente pequeña sería suficiente para gestionarlas. Sin embargo, es necesario tener en cuenta un importante número de situaciones para poder ofrecer una solución práctica y fácil de utilizar. Al no existir un contrato de servicios la gestión en dokify es distinta al caso de la CAE. Estos son algunos aspectos relevantes:

• Es necesario tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En el caso de la CAE este se gestiona con el registro de la empresa o autónomo en dokify. En el caso de la visita el procedimiento es distinto.
• La visita puede acceder a distintas zonas de un centro de trabajo con diferentes requerimientos en materia de prevención. No es lo mismo acceder a las oficinas, que a una planta de producción o a un almacén.
• En dokify a cada tipo de visita se le puede facilitar un documento de prevención diferente y la visita puede confirmar su recepción.
• Utilizar el módulo de visitas de dokify te permite tener identificadas en tiempo real a todas las visitas en tus centros de trabajo.

Nuestro módulo de visitas se integra con el funcionamiento de la CAE y tiene en cuenta si la visita ya está haciendo la CAE con otra empresa o en un futuro puede prestar un servicio contratado con la empresa a la que visita. De este modo, garantizamos una total coherencia y una mayor eficiencia.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma CAE para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

dokify es la plataforma más fácil para la coordinación de actividades empresariales (CAE), creamos una red colaborativa de empresas.

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Extractos de la legislación de coordinación de actividades empresariales

Por si te interesa, te dejo algunos extractos de la legislación aplicables a la gestión de visitas. ¡Nunca está de más refrescar conceptos!

Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales.

Artículo 20. Medidas de emergencia.

“El empresario, teniendo en cuenta el tamaño y la actividad de la empresa, así como la posible presencia de personas ajenas a la misma, deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores.”

Artículo 24. Coordinación de actividades empresariales.

“El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores.

Las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllas y que se desarrollen en sus propios centros de trabajo deberán vigilar el cumplimiento por dichos contratistas y subcontratistas de la normativa de prevención de riesgos laborales.”

Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.

Artículo 4. Deber de cooperación.

“1. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales en la forma que se establece en este capítulo.

El deber de cooperación será de aplicación a todas las empresas y trabajadores autónomos concurrentes en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre ellos.”