La importancia de contar con un Sistema de Control Horario

En este mes de mayo se cumplen 2 años de la entrada en vigor de la conocida Ley de control horario (RD 8/2019) por el que todas las empresas tienen la obligación de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores. Su incumplimiento constituye una infracción grave en materia laboral (artículo 7.5 Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social), y la sanción puede superar, en casos graves, los 6.000 €.

Su aplicación busca, entre otros aspectos, luchar contra la precariedad laboral contabilizando el tiempo de trabajo efectivo realizado por cada trabajador en su jornada.

Dos años después de su aprobación, y a consecuencia de la pandemia, contar con un registro horario ha adquirido mayor importancia en las empresas, no solo por su objetivo inicial, sino por el control y registro de todos los trabajadores en caso de producirse un brote en el centro de trabajo.

Contar con un Sistema de Control Horario eficiente y ágil garantiza a la empresa tener constancia de qué trabajadores han permanecido en cada uno de sus centros de trabajo y cuándo. Ante la posibilidad de surgir un caso o brote de covid se puede realizar un seguimiento exhaustivo a todos los trabajadores, aplicando medidas sanitarias de aislamiento o cuarentena si es preciso.

Pero el valor que aporta no se queda ahí. Ante cualquier simulacro o situación de emergencia en la que sea necesario evacuar un lugar de trabajo, se puede utilizar como sistema de conteo de los trabajadores que han abandonado el recinto y los que aún permanecen en su interior.

La entrada en vigor de esta normativa hizo que todas las empresas tuvieran que gestionar de alguna manera el registro horario. Siendo cierto que una gran parte, ha implantado sistemas, más o menos automatizados, no todas lo han logrado.

En una encuesta realizada recientemente, se ha detectado que más del 25% de las empresas continúan sin contar con todas las ventajas que ofrece una solución de control y registro horario, estando expuestas a posibles sanciones por parte de la Administración.

La realidad nos muestra en el día a día todas las ventajas operativas y de ahorro de tiempo que genera el uso de un Sistema de Registro Horario sencillo y automatizado.

En dokify reforzamos nuestro compromiso con la seguridad y salud laboral, aportando soluciones a la gestión de las empresas.

Conoce nuestra herramienta de “Registro Horario”.

Qué sistemas de fichaje horario se incluyen en la ley

En España, la ley permite varios sistemas de fichaje para registrar la jornada laboral de los empleados, en cumplimiento con el Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto-Ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Estos sistemas deben garantizar la fiabilidad, la inalterabilidad y la no manipulación de los datos una vez registrados.

• Fichaje mediante dispositivos electrónicos: Esto puede incluir el uso de tarjetas de proximidad, huella digital, reconocimiento facial o códigos personales. Estos sistemas automatizados registran la hora de entrada y salida de forma precisa y son difíciles de falsificar.
• Sistemas de fichaje online o móviles: Aplicaciones móviles o plataformas web permiten a los empleados fichar desde cualquier lugar, especialmente útil para trabajadores en movilidad o teletrabajo. Deben asegurar la identificación del empleado y registrar la hora exacta de fichaje.
• Fichaje manual: Aunque menos común debido a su menor seguridad y mayor facilidad para ser alterado, el fichaje manual, como la firma en un papel, aún es aceptado si se respetan los requisitos de fiabilidad y veracidad.

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Independientemente del sistema utilizado, la empresa debe conservar los registros de la jornada laboral durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La elección del sistema de fichaje debe considerar la naturaleza y características de la actividad laboral, así como asegurar el respeto a los derechos de los trabajadores, especialmente en lo referente a su privacidad y protección de datos personales.

Por qué los sistemas electrónicos de fichaje son los más eficientes

Los fichajes electrónicos son considerados los más adecuados por varias razones. En primer lugar, ofrecen una mayor precisión y fiabilidad en el registro de la jornada laboral. Los sistemas electrónicos minimizan los errores humanos asociados con el fichaje manual, como el olvido o la imprecisión en los horarios de entrada y salida. Al automatizar el proceso, se garantiza que los registros sean exactos y reflejen con precisión las horas trabajadas por cada empleado.

En segundo lugar, los fichajes electrónicos mejoran la seguridad y la integridad de los datos. Estos sistemas suelen contar con medidas de seguridad que previenen la manipulación o el acceso no autorizado a la información. Además, al almacenar los datos de manera digital, se reduce el riesgo de pérdida o deterioro de los registros, asegurando que la información esté disponible cuando sea necesaria para auditorías o inspecciones.

Tercero, la implementación de sistemas de fichaje electrónico facilita el análisis y la gestión del tiempo laboral. Las empresas pueden acceder fácilmente a los datos para monitorizar las horas trabajadas, planificar horarios, calcular el pago de horas extras y gestionar ausencias. Esto contribuye a una mejor organización del trabajo y una distribución más eficiente de los recursos humanos.

Los fichajes electrónicos ofrecen comodidad y flexibilidad tanto para empleadores como para empleados. Los trabajadores pueden fichar desde diferentes dispositivos y ubicaciones, lo que es especialmente beneficioso para aquellos que trabajan a distancia o tienen horarios flexibles, esta flexibilidad puede mejorar la satisfacción del empleado y apoyar un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. En conjunto, estas ventajas hacen que los fichajes electrónicos sean una opción más adecuada para las empresas actuales.

La gestión de los fichajes para la protección de datos personales

Los sistemas de fichaje en España deben gestionarse en conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto implica que la recopilación, almacenamiento y tratamiento de los datos de fichaje deben basarse en la legalidad y la transparencia.

Las empresas deben informar a los trabajadores sobre la implementación del sistema de fichaje, explicando el propósito y el uso de los datos recogidos. Deben asegurarse de recopilar solo los datos necesarios para el registro de la jornada laboral y no usarlos para otros fines sin consentimiento.

Además, es fundamental garantizar la seguridad de los datos, implementando medidas técnicas y organizativas adecuadas para prevenir su pérdida, alteración o acceso no autorizado. Los empleados deben tener acceso a sus propios datos y poder ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación del tratamiento.

Los registros deben conservarse durante el tiempo estipulado por la ley, usualmente cuatro años, y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La gestión de estos sistemas debe revisarse regularmente para asegurar su conformidad continua con la legislación de protección de datos.

El sistema de fichaje de dokify está adaptado a la normativa legal vigente, por eso la gestión de la información es mucho más sencilla y transparente. 

Sistemas de fichaje en empresas con teletrabajo

Los sistemas de fichaje para empresas con teletrabajo se pueden gestionar mediante plataformas digitales o aplicaciones móviles, que permiten a los empleados registrar su jornada laboral desde cualquier lugar. Estos sistemas suelen ser compatibles con diversos dispositivos y ofrecen funcionalidades como geolocalización y reconocimiento de tiempo de inicio y fin de la jornada, asegurando un seguimiento preciso del tiempo trabajado.

Una de las principales ventajas de estos sistemas es la flexibilidad que ofrecen tanto a empleadores como a empleados. Facilitan la adaptación a diferentes horarios y estilos de trabajo, promoviendo un equilibrio entre la vida laboral y personal, además, permiten a las empresas monitorizar y gestionar eficazmente las horas de trabajo, asegurando el cumplimiento de la normativa laboral y evitando posibles conflictos.

Otro beneficio significativo es la mejora en la productividad y la eficiencia. Al proporcionar un registro claro y accesible de las horas trabajadas, los sistemas de fichaje remotos reducen la necesidad de supervisión directa y permiten a los empleados autogestionar mejor su tiempo.

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